Réunion de travail : 5 clés pour optimiser sa prise de parole ?

Lorsque l’on parle de réunion de travail, les premiers mots qui viennent en tête sont : « préparation de la réunion », « slides », « compte rendu de réunion », etc… Mais quid de la prise de parole ?  Pense-t-on assez à l’impact de sa voix sur le déroulement de la réunion ? Le contenu d’une présentation compte pour beaucoup c’est indéniable mais la forme via laquelle il est délivré compte tout autant.

Dès lors, comment faire de sa prise de parole un véritable levier pour développer son impact et son influence lors d’une réunion de travail ?

Valérie Rocoplan, coach professionnelle et CEO de Talentis partage avec nous ses précieux conseils.

Tout d'abord, rappelons que la réunion de travail est un élément majeur de votre influence. On y retrouve tous les éléments qu'il est nécessaire de maîtriser pour pouvoir provoquer des décisions, optimiser votre force de conviction au sein d’un groupe, poser votre parole, écouter, échanger des idées qui sont différentes, parfois gérer des situations un peu conflictuelles… Bref, il se passe énormément de choses en réunion qui sont symboliques de votre pouvoir d'influence.

Voici 5 clés pour faire de votre prise de parole, un levier d'influence en réunion de travail.

Clé n°1 : Préparer sa réunion de travail

Demandez-vous : « Que va-t-il se passer ? Qui va être là ? Quelles sont les décisions qui vont être prises, les informations qui vont être échangées ? »

« Qu'est-ce que je prépare de mon côté ? Quel sont les éléments que je dois échanger, que je dois partager, ou des décisions que nous devons prendre ensemble et qui vont permettre de faire avancer mon équipe et moi-même sur un sujet important ? ».

Il faut préparer ces réunions, car si vous ne les préparez pas, votre prise de parole risque d’être plus chaotique, moins argumentée, moins stratégique ou tout simplement pas au bon niveau.

Clé n°2 : Prendre la parole de manière ajustée pendant la réunion de travail.

Prenez la parole en réunion de manière ajustée par rapport à la situation. Les erreurs fondamentales sont de prendre trop la parole en ne prenant pas le temps d’écouter l'ensemble des personnes qui sont autour de vous. Ou bien, au contraire, de ne pas la prendre suffisamment et de ce fait, de passer pour quelqu'un qui n'a rien à dire, qui ne s'intéresse pas, qui n'est pas motivé, qui n'a pas d'idées... Bref, les interprétations sont multiples et mieux vaut éviter d’en faire les frais !

En réunion de travail, prenez la parole, donnez vos idées, donnez vos convictions, écoutez, posez des questions, faites avancer le débat par l’intelligence de vos questions.

Bref, soyez totalement présent, l'essentiel est de manifester votre présence, votre volonté de faire avancer, de faire aboutir, de générer des idées qui fassent que l'équipe à la fin de la réunion soit plus intelligente qu'au début.

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Clé n°3 : travailler sa voix

La voix a un impact très important sur ce que vous dites, et l'on a tendance à l'oublier. Prendre la parole est important certes, mais que savez-vous de votre voix ?

Saviez-vous que, sous stress, votre voix peut devenir très perchée (c'est ce qui se passe quand la corde vocale se pince et notre voix monte) et perdre ainsi en impact. Travaillez votre respiration, baissez votre voix le plus le plus possible et vous gagnerez en impact. Il est prouvé que plus la voix est grave et plus elle est écoutée.

Travaillez aussi le rythme de votre voix, ne parlez pas trop vite de telle manière à ce que les gens puissent comprendre ce que vous dites. Pensez aussi à la tonalité et essayez de faire en sorte que ce ne soit pas monotone mais qu’il y ait des modulations, comme en Italie par exemple !

La voix est un instrument majeur de votre influence. Pour l’optimiser et en tirer le plein potentiel, écoutez-vous, enregistrez-vous au téléphone, enregistrez-vous autant que possible et écoutez votre voix. Souvent, les gens disent « Je me suis réécouté, c’est affreux ! ». Travaillez dessus parce que c'est votre premier outil pour collaborer, coopérer, faire passer vos idées, donc ne considérez pas que c’est un petit détail. Votre voix dit beaucoup de vous, de votre influence et de votre compétence.

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Clé n°4 : soigner son « non verbal » lors d’une réunion de travail

Au-delà de la voix, et de la prise de parole, pensez aussi à toute la partie non-verbale. Que dites-vous avec votre corps lorsque vous êtes en train de parler ? Est-ce cohérent ?

Regardez-vous les gens lorsque vous parlez ? Si vous parlez sans les regarder, de manière implicite vous pourriez montrer qu’ils ne vous intéressent pas ou que vous êtes gêné ou timides.

Quelqu'un qui va parler complétement avachi perd totalement en impact et en influence. Alors, tenez-vous droit comme quelqu'un qui est sûr de ce qu'il dit sans être dans l’arrogance.

La posture physique est extrêmement importante. Décroisez les jambes quand vous parlez à quelqu'un car les croiser, ainsi que les bras, ferme votre corps et insinue que vous n’êtes pas dans l’ouverture. Donc décroisez, écoutez, parlez tranquillement. Les mains peuvent bouger mais pas trop.

Soyez très attentif à votre non verbal, qu'il soit agile et flexible. Ni trop rigide, ni trop détendu. Cela signifie dans les deux cas que vous n’êtes pas hyper à l’aise.

Clé n°5 : Adapter ses propos aux personnes présentes lors de la réunion

Pour terminer, votre influence vient aussi et surtout de votre capacité à adapter vos propos aux personnes et aux situations. C’est-à-dire que vous pouvez avoir des idées, mais l'important, c'est de les échanger avec les personnes qui sont autour de vous. Cela veut dire aussi être à l'aise avec le désaccord. Il n'y a aucun problème à ce que les personnes ne soient pas d'accord avec vous, c’est intéressant ce sont des idées différentes.

La clé c’est de continuer à échanger : « C’est intéressant on n'a pas le même point de vue, pourquoi ? Comment ? Qu’est-ce qu'on fait avec ça ? Vers quel objectif ? ».

Ajustez-vous aux personnes qui sont totalement contre votre idée : « C’est intéressant, tu es contre, dis-moi pourquoi ? ». Faites preuve de flexibilité et surtout, adaptez votre discours, votre vocabulaire, votre façon de voir les choses aux personnes qui sont devant vous.

Vous ne parlez pas pareil à des enfants de 9 ans et à des dirigeants. Ajustez votre hauteur de vue, votre complexité de langage et de vocabulaire aux personnes qui sont en face de vous. Certains experts utilisent des mots tellement compliqués qu’ils perdent totalement en influence puisque personne ne comprend ce dont ils parlent.

Ajustez votre vocabulaire à l'autre et ne demandez pas à l'autre de comprendre votre vocabulaire.

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La clé de l'influence en réunion de travail c’est de ne pas chercher à convaincre, il faut faire avec.

Faire adhérer, c'est à dire : « Est-ce que l'autre m'entend, me suit, me regarde ? Est-ce que moi aussi j'entends, je suis, je regarde l'autre ? ».

L’influence est une danse, ni trop serrée, ni trop lâche, mais c'est l’art d’être à la fois dans l'écoute et la conviction. Poser ses idées, écouter et avancer vers un objectif commun.

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