Reunión de trabajo: 5 claves para optimizar tu participación verbal

Cuando hablamos de reuniones de trabajo, las primeras palabras que vienen a la mente son: "preparación de la reunión", "presentaciones", "actas de la reunión", etc. Pero, ¿qué hay de la participación verbal? ¿Pensamos lo suficiente en el impacto de nuestra voz en el desarrollo de la reunión? Si bien el contenido de una presentación es crucial, no se puede subestimar la importancia de la forma en que se entrega.

Entonces, ¿cómo convertir tu participación verbal en un verdadero impulso para desarrollar tu impacto e influencia en una reunión de trabajo?

En primer lugar, recordemos que la reunión de trabajo es un elemento crucial para tu influencia. Aquí se encuentran todos los elementos que son necesarios dominar para poder tomar decisiones, optimizar tu capacidad de persuasión dentro de un grupo, expresar tu opinión, escuchar, intercambiar ideas que pueden ser diferentes, a veces manejar situaciones un poco conflictivas... En resumen, en una reunión se produce mucho que simboliza tu poder de influencia.

Aquí tienes 5 claves para convertir tu participación verbal en un impulsor de influencia en una reunión de trabajo.

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Clave n°1: Preparar la reunión de trabajo

Pregúntate: "¿Qué va a suceder? ¿Quién estará presente? ¿Qué decisiones se tomarán, qué información se intercambiará?"

"¿Qué debo preparar por mi parte? ¿Qué elementos debo intercambiar, compartir o qué decisiones debemos tomar juntos para avanzar tanto mi equipo como yo en un tema importante?".

Es crucial preparar estas reuniones, ya que, si no lo haces, tu participación verbal podría ser caótica, menos fundamentada, menos estratégica o simplemente no estar a la altura adecuada.

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Clave n°2: Tomar la palabra de manera adecuada durante la reunión de trabajo

Toma la palabra en la reunión de manera adecuada según la situación. Los errores fundamentales son hablar demasiado sin tomar el tiempo para escuchar a todas las personas que te rodean. O, por el contrario, no hablar lo suficiente y, por lo tanto, dar la impresión de que no tienes nada que decir, que no estás interesado, que no estás motivado, que no tienes ideas... En resumen, las interpretaciones son múltiples y es mejor evitarlas.

En una reunión de trabajo, habla, comparte tus ideas, tus convicciones, escucha, haz preguntas, haz avanzar el debate con la inteligencia de tus preguntas.

En resumen, sé totalmente presente, lo esencial es mostrar tu presencia, tu voluntad de hacer avanzar, de lograr resultados, de generar ideas para que al final de la reunión el equipo sea más inteligente que al principio.

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Clave n°3: Trabajar en tu voz

La voz tiene un impacto muy importante en lo que dices, y tendemos a olvidarlo. Tomar la palabra es importante, pero ¿qué sabes de tu voz?

¿Sabías que, bajo estrés, tu voz puede volverse muy aguda (esto sucede cuando las cuerdas vocales se tensan y tu voz se eleva) y así perder impacto? Trabaja en tu respiración, baja tu voz lo más que puedas y ganarás impacto. Está comprobado que cuanto más grave es la voz, más se escucha.

También trabaja en el ritmo de tu voz, no hables demasiado rápido para que las personas puedan entender lo que dices. También piensa en la entonación y trata de que no sea monótona, ¡como en italiano, por ejemplo!

La voz es una herramienta importante de tu influencia. Para optimizarla y aprovechar su máximo potencial, escúchate, grábate por teléfono, grábate tanto como sea posible y escucha tu voz. A menudo, la gente dice "¡Escuché mi voz, y es horrible!". Trabaja en ello porque es tu principal herramienta para colaborar, cooperar, hacer que tus ideas pasen, así que no consideres que es un pequeño detalle. Tu voz dice mucho sobre ti, tu influencia y tu competencia.

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Clave n°4: Cuidar tu lenguaje corporal durante una reunión de trabajo

Además de la voz y la toma de palabra, también piensa en toda la parte no verbal. ¿Qué estás comunicando con tu cuerpo mientras hablas? ¿Es coherente?

¿Miras a las personas cuando hablas? Si hablas sin mirarlas, implícitamente podrías mostrar que no te interesan o que estás incómodo o tímido.

Alguien que hable completamente encorvado pierde completamente en impacto e influencia. Entonces, mantén una postura erguida como alguien seguro de lo que dice, pero sin caer en la arrogancia.

La postura física es extremadamente importante. No cruces las piernas cuando hables con alguien, ya que cruzarlas, al igual que los brazos, cierra tu cuerpo e implica que no estás abierto. Así que, despréndete, escucha, habla tranquilamente. Tus manos pueden moverse, pero no demasiado.

Presta mucha atención a tu lenguaje corporal, que sea ágil y flexible. Ni demasiado rígido ni demasiado relajado. En ambos casos, significa que no estás del todo cómodo.

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Clave n°5: Adaptar tus palabras a las personas presentes en la reunión

Por último, tu influencia también proviene, y sobre todo, de tu capacidad para adaptar tus palabras a las personas y situaciones. Es decir, puedes tener ideas, pero lo importante es intercambiarlas con las personas que te rodean. Esto también significa estar cómodo con el desacuerdo. No hay problema si las personas no están de acuerdo contigo, son ideas diferentes y eso es interesante.

La clave es seguir intercambiando: "Es interesante, no tenemos el mismo punto de vista, ¿por qué? ¿cómo? ¿qué hacemos con eso? ¿hacia qué objetivo?".

Adáptate a las personas que están totalmente en contra de tu idea: "Es interesante, estás en contra, ¿dime por qué?". Sé flexible y, sobre todo, adapta tu discurso, tu vocabulario, tu forma de ver las cosas a las personas que tienes delante.

No hablas de la misma manera con niños de 9 años que con directivos. Adapta tu nivel de comprensión, tu complejidad de lenguaje y vocabulario a las personas frente a ti. Algunos expertos utilizan palabras tan complicadas que pierden totalmente su influencia, ya que nadie entiende de qué están hablando.

Adapta tu vocabulario al otro y no esperes que el otro entienda tu vocabulario.

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La clave de la influencia en una reunión de trabajo es no tratar de convencer, sino adaptarse.

Hacer que se adhieran, es decir: "¿Me escucha, me sigue, me mira el otro? ¿Y yo también escucho, sigo, miro al otro?".

La influencia es un baile, ni demasiado apretado ni demasiado flojo, pero es el arte de estar tanto en la escucha como en la convicción. Presenta tus ideas, escucha y avanza hacia un objetivo común.