Entretien individuel annuel : les clés de réussite pour les employés et managers

L'entretien individuel annuel reste un rendez-vous crucial dans la vie des entreprises. Lorsqu'il est bien préparé, il offre un véritable espace d'échange entre le collaborateur et son manager pour faire le bilan de l'année écoulée et définir les objectifs à venir. D'après une étude d'Opinion Way (2022), 58 % des salariés apprécient globalement cet entretien, mais 41 % le redoutent, et parmi ces derniers, 48 % le considèrent même comme le pire moment de l'année.

Pour que l'entretien de fin d'année ne soit plus perçu comme une épreuve par certains, mais redevienne un moment d'échanges constructifs, permettant de reconnaître les réussites et de donner des feedbacks constructifs, nous vous avons préparé ce guide.

Entretien individuel annuel : définition

Tout d'abord, il est essentiel de différencier l'entretien individuel annuel de l'entretien professionnel, car leurs objectifs ne sont pas les mêmes. L'entretien individuel annuel est généralement un échange en face à face entre le manager et le collaborateur. Il permet de faire un bilan global des performances et des réalisations de l'employé, mais peut aller au-delà. C'est également l'occasion d'aborder d'autres aspects importants liés au travail, tels que la situation personnelle si le collaborateur le souhaite, l'ambiance au sein de l'équipe, une éventuelle surcharge de travail ou, au contraire, un manque de tâches.

L’entretien individuel annuel ne revêt pas une obligation légale et c’est la raison pour laquelle, selon une étude de l’IFOP, 40 % des salariés n’ont pas (encore) droit à un tel entretien…

Comment réussir son entretien individuel annuel en tant que salarié ?

Se préparer avant l’entretien

Réaliser un bilan personnel des objectifs atteints et des succès.

Commencez par un retour objectif sur les réalisations de l'année. Identifiez les objectifs fixés en début d'année ainsi que ceux qui ont pu émerger au fil des mois. Pour chaque objectif, faites un bilan juste et précis de ce que vous avez accompli, en mettant en avant les compétences nouvelles que vous avez développées. Montrez comment vos apprentissages ont eu un impact positif sur l'équipe, les clients ou l'entreprise. Pour les objectifs non atteints, évitez de vous justifier inutilement. Soyez honnête, reconnaissez ce qui n'a pas été réalisé, et engagez vous sur des actions concrètes pour y remédier.

Préparer des exemples concrets pour illustrer ses réalisations et apprentissages.

Réfléchissez à des exemples concrets pour illustrer vos succès et les compétences acquises. Pensez en termes de compétences techniques, de coopération au sein de l'équipe, et d'organisation personnelle. Cela vous permettra de donner une image complète de votre performance et de vos contributions.

Anticiper les questions fréquentes

Comment répondre de manière constructive aux feedbacks de développement ?

Préparez vous à recevoir des feedbacks, et plutôt que de vous défendre, écoutez attentivement et prenez le temps de répondre de façon réfléchie. Montrez à votre manager que vous êtes ouvert aux optimisations et prêt à vous améliorer. Cette attitude aidera à transformer ce qui pourrait être perçu comme des critiques potentielles en opportunités de développement.

Préparer des questions pour montrer un engagement et une volonté d'amélioration.

Avant l’entretien, préparez des questions pertinentes pour démontrer votre engagement. Vous pourriez demander des conseils pour atteindre vos objectifs futurs, ou des suggestions sur les compétences à renforcer. Cela montrera à votre manager que vous êtes proactif et déterminé à progresser.

Définir ses attentes et ses ambitions

Proposer des axes de développement pour l'année suivante.

Identifiez les domaines dans lesquels vous souhaitez vous améliorer et présentez-les à votre manager comme des axes de développement pour l'année à venir. Cette démarche proactive montre votre motivation et votre envie de progresser.

Présenter ses souhaits de formation ou d'évolution.

Profitez de cet entretien pour exprimer vos aspirations professionnelles, qu'il s'agisse de formations spécifiques, de nouvelles responsabilités, ou d'une évolution dans votre poste. Cela permettra à votre manager de mieux comprendre vos ambitions et de voir comment l'entreprise peut les soutenir.

Négocier une augmentation de salaire

Si un moment dans l’année est propice pour demander une augmentation, c’est bien celui-ci. Toutefois, comme pour toute démarche importante, cette demande doit être soigneusement préparée. Commencez par vous renseigner sur les salaires pratiqués dans votre secteur et pour votre poste, en tenant compte de votre niveau d’ancienneté. Si vous constatez que votre rémunération est en deçà de la moyenne, cela constitue un argument solide. Cependant, le salaire moyen ne doit pas être votre seul levier. Mettez également en avant vos réalisations et les bénéfices concrets qu’elles ont apportés à l’entreprise, qu’il s’agisse d’augmentation de chiffre d’affaires ou d’améliorations notables au sein de votre équipe. Ce sont des éléments clés pour justifier votre demande d’augmentation

Comment préparer et réussir un entretien individuel annuel en tant que manager ?

Préparation de l'entretien : un impératif

Collecte de données sur les performances de l'employé.

En consultant les comptes-rendus des entretiens précédents, les rapports d’activité récents et les indicateurs de performance, le manager dispose de données fiables et précises pour mener l'entretien. Il est également pertinent de recueillir les feedbacks de collègues ayant travaillé avec la personne évaluée

Préparer un feedback structuré : les points positifs et les axes d'amélioration.

Pour qu’un feedback ait de l’impact, il est judicieux, à l’instar de l’entretien, de le préparer. Chez Talentis, dans nos ateliers de pratique du feedback nous utilisons une méthode pour préparer des feedbacks constructifs et impactants : la méthode FEEDA :

- F comme « Faits » : sur quels faits (projets, résultats, actions, etc…) porte ce feedback

- E comme « Effets » : quels effets (positifs ou plus négatifs) ces faits ont eu sur le business, le climat au sein de l’équipe, la relation client, etc…

- E comme « Emotion » : en tant que manager qui fait ce feedback, qu’est-ce que cela a généré chez moi comme émotion ?

- D comme « Demande » : quelle est ma demande à la suite de ce feedback ? Poursuivre les efforts ou corriger le tir ?

- A comme « plan d’Actions » : quel plan d’actions mettre en place pour optimiser la collaboration et/ou la performance de la personne concernée ?

Pendant l'entretien : équilibrer bienveillance et exigence

Créer un climat de confiance

Le manager doit instaurer un cadre bienveillant, propice au dialogue, où l'employé se sent libre d'exprimer son ressenti sur son travail et ses aspirations. Écouter activement et poser des questions ouvertes permet de recueillir des retours précis et sincères du salarié évalué. En valorisant les réussites et en répondant aux préoccupations, le manager peut offrir des conseils adaptés et encourager l’employé. Cela aide à renforcer la motivation, tout en restant attentif aux demandes potentielles (formations, évolutions, aménagements) après en avoir vérifié la faisabilité.

Fixer des objectifs « SMART » pour l'année à venir

SMART signifie que les objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. En suivant cette méthode, le manager et l’employé disposent de repères clairs pour évaluer les progrès et les succès tout au long de l’année.

Au-delà de l’entretien : comment instaurer une culture du feedback permanent ?

Les limites de l'entretien annuel

Pourquoi un seul entretien par an n'est pas suffisant ?

L'entretien annuel est souvent perçu comme un moment de forte pression pour les collaborateurs, qui n'ont qu'une heure pour défendre leur bilan annuel. Ce format unique, formel et parfois perçu comme scolaire, ne favorise pas une réflexion approfondie ni une discussion constructive. Beaucoup d'entreprises françaises ont encore tendance à se concentrer sur les points faibles plutôt que sur les succès, ce qui peut décourager les collaborateurs.

L'importance d'un suivi régulier tout au long de l'année.

Dans des environnements de travail de plus en plus dynamiques, où les équipes collaborent en mode projet, les collaborateurs ont besoin de feedbacks réguliers pour ajuster leur trajectoire. Un seul entretien annuel devient rapidement obsolète face à des projets en constante évolution et à des objectifs mouvants. La pandémie de Covid-19 a accéléré ces changements, avec des équipes fonctionnant en mode hybride et des décisions stratégiques à prise rapide. Le suivi tout au long de l'année est donc essentiel pour adapter la performance aux nouveaux défis.

Mettre en place une culture du feedback continu

Stratégies pour encourager le feedback constructif au quotidien.

Une culture de feedback régulier est essentielle pour éviter les surprises en fin d'année. Chaque acteur de l'entreprise, des managers aux collaborateurs, doit s'engager à partager des retours fréquents, qu'ils soient positifs ou correctifs. Cela peut se faire via des échanges informels, des réunions régulières ou des points d’avancement. L'objectif est d'instaurer un dialogue continu, sans attendre l'entretien annuel, pour mieux soutenir le développement et l'engagement des équipes.

Outils et pratiques (réunions de suivi, feedback informel, plateformes digitales).

De nombreux outils facilitent aujourd'hui la mise en place d'une culture du feedback, comme les plateformes de feedback 360, permettant à chacun d'évaluer ses collègues sur des compétences clés (posture, management, autonomie, etc.). Ces outils aident à faire du feedback un processus naturel et régulier, tout en améliorant la transparence et la communication au sein de l’équipe.

Les avantages d'une culture de feedback pour l'entreprise

Amélioration de la performance collective et de la satisfaction des employés.

Des études montrent que les entreprises ayant instauré une culture de feedback continu enregistrent une hausse de l'engagement de leurs collaborateurs. Les retours réguliers permettent aux équipes d’ajuster rapidement leurs méthodes de travail et de résoudre les problèmes dès qu’ils apparaissent, favorisant ainsi une meilleure performance collective.

Renforcement de la transparence et de la collaboration au sein des équipes.

Un feedback constant encourage une communication ouverte et une plus grande autonomie au sein des équipes, où chacun se sent écouté et valorisé. Cela crée un environnement de travail plus collaboratif et plus fluide, réduisant les tensions et facilitant la prise de décision.

En conclusion, l’entretien annuel, souvent source de stress pour les collaborateurs, peut devenir un véritable levier de développement s’il est bien préparé et structuré. Au lieu d’un simple bilan « scolaire », il devrait encourager une réflexion constructive et un échange authentique. S’appuyer sur des faits et données précis, demander et faire du feedback, adopter une attitude ouverte sont autant de pratiques qui valorisent les réussites tout en abordant les axes d’amélioration.

De plus, plutôt que de se limiter à un seul entretien formel, les entreprises ont tout intérêt à intégrer un suivi régulier, garantissant ainsi une progression continue et un engagement renforcé.

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