Feedback: ¿cómo dar un buen feedback en 5 pasos?

Para dar un buen feedback, existen 5 reglas de oro que descubrirás leyendo este artículo. Pero, antes que nada, ¿qué significa "dar feedback"? Dar feedback a alguien significa literalmente "alimentarlo". Ya sea un feedback positivo, de desarrollo o de reencuadre, un buen feedback permite que la persona involucrada tome conciencia de lo que está haciendo bien o lo que necesita mejorar, y así determinar un plan de acción para hacerlo mejor la próxima vez. Es una herramienta de desarrollo poderosa y los colaboradores no se equivocan al respecto, ya que más del 72% considera que su productividad mejoraría si su manager les diera feedback más regularmente (fuente: Harvard Business Review 2019).

Sin embargo, existen numerosos obstáculos para el feedback. Tanto desde el punto de vista de quien lo da como de quien lo recibe. Para la persona que da el feedback (que no siempre es el superior jerárquico, ya que el feedback puede ser "ascendente"), puede haber miedo a herir, a ser mal interpretado o a "dañar" la relación. Para la persona que recibe el feedback, puede haber dificultad para cuestionarse a sí misma, lo que hace que el proceso sea más complejo.

Dar un buen feedback es un arte y por eso cada vez más empresas están implementando formaciones sobre feedback. Especialmente a través de talleres dirigidos por coaches profesionales, ¡como los que hacemos regularmente en Talentis!

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En este dossier sobre cómo dar un buen feedback, descubrirás:

• La definición del feedback
• Los 3 tipos de feedback
• Los 5 pasos a seguir para tener éxito en tus feedbacks
• Consejos para difundir una cultura de feedback dentro de tus equipos

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Qué es el feedback: definición

Se habla mucho del feedback en el ámbito empresarial. Si tuviéramos que dar una definición literal de feedback, podríamos partir de la propia palabra inglesa "Feedback", que significa "señal de reconocimiento". Concretamente, cuando nos preguntamos sobre la noción de feedback en la empresa, se trata de preguntarse: "¿Realmente las personas se interesan por mí? ¿Se interesan por mi trabajo? ¿Recibo feedbacks positivos o feedbacks de desarrollo regulares que me ayudarán a calibrar mi trabajo y progresar?"

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¿Cuáles son los 3 tipos de feedback?

Existen señales de reconocimiento positivas, señales de reconocimiento, o feedbacks, denominados de desarrollo y feedbacks de reencuadre.

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Feedback positivo

El feedback positivo es útil cuando se trata de resaltar el rendimiento de un colaborador, un manager o un compañero en cualquier tema.

Por ejemplo: "Felipe, quería decirte que aprecié especialmente tu presentación del lunes pasado. La encontré clara y contundente."

Este tipo de feedback es muy importante porque permite reforzar la confianza de la persona que lo recibe, fortalecer el vínculo social y la cohesión del equipo. A menudo, somos un poco "tacaños" en cuanto al feedback positivo, prefiriendo señalar lo que no está bien en lugar de resaltar los éxitos.

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Feedback de desarrollo

El feedback de desarrollo consiste en dar retroalimentación a un colaborador, manager o compañero con el fin de mejorar.

Por ejemplo: "Clara, permíteme volver sobre el documento que me enviaste ayer. Está bien, pero habrías ganado en ser un poco más precisa en la descripción de los problemas clave. Para la próxima vez, te invito a enfocarte más en este punto."

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Feedback de de reencuadre

Aquí no se trata de ayudar a alguien a desarrollarse en su trabajo, sino más bien de señalarle que deje de hacer algo que no está bien: dejar de llegar tarde, dejar de procrastinar... Los feedbacks de reencuadre no se dan con la misma energía que los feedbacks de desarrollo, que están destinados a hacer progresar a la persona.

Por ejemplo: "Esteban, llevas 3 mañanas seguidas llegando sistemáticamente con 30 minutos de retraso. Esto está retrasando el inicio de reuniones importantes y está generando frustración en los equipos. Por lo tanto, te pido que corrijas esta situación lo antes posible."

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Cómo dar buenos feedbacks: 5 pasos clave

¿Sabías que para el 24% de los colaboradores, recibir feedbacks inadecuados es un motivo real de desvinculación que puede llevar hasta la renuncia? (Estudio de Harris Poll) Para ayudarte a dar feedbacks que sean verdaderamente constructivos, te proponemos utilizar un método que llamamos el método FEEDA:

1. Facts - Anunciar los Hechos

2. Efectos - Describir el Efecto que esta acción ha tenido (en el equipo, la empresa, etc.)

3. Emoción - Explicar la Emoción, el sentimiento que esto ha generado en uno mismo

4. Demanda - Formular una Demanda clara

5. Acción - Reflexionar sobre un plan de Acción

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Paso 1 para dar un buen feedback: Anunciar claramente los hechos al inicio del feedback

Ya sea un feedback positivo o de desarrollo, debes basarte en hechos: ¿Cómo fue la reunión que la persona acaba de dirigir o el proyecto que acaba de entregarte? ¿Cuáles son los hechos que respaldan si está bien o si debe mejorar?

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Paso 2 para dar un buen feedback: Describir el efecto que la acción ha generado

¿Qué sucede si continúas haciendo las cosas de esa manera? ¿Cuál es el impacto potencial, negativo? A menudo, si seguimos haciendo cosas que no son buenas, es porque no nos damos cuenta del efecto que esas acciones tendrán en nosotros mismos, en nuestro trabajo o en el equipo.

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Paso 3 para dar un buen feedback: Explicar la emoción que has sentido

A veces, no es útil destacar la emoción que has sentido al dar este feedback, pero a veces puede serlo. Por ejemplo: "Escucha, es la tercera vez que te comprometes con una fecha para entregarme este documento y cada vez me dices que no has tenido tiempo o que llegas tarde. Sinceramente, estoy molesto." O también: "Estoy encantado y quería decírtelo, porque es la tercera vez que cuando me das una fecha, cumples con ese plazo. Así que quería decirte que estoy encantada." La emoción significa destacar el impacto que tiene en ti. Ya sea positivo o menos positivo.

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Paso 4 para dar un buen feedback: Formular una demanda clara durante un feedback

Es bueno decirle a la persona: "Aquí tienes, esto es lo que has hecho bien, ¡bravo! Aquí tienes, lo que te animo a hacer." Pero lo importante es hacer una demanda clara de lo que propones que la persona continúe haciendo, haga más, haga mejor o haga de manera diferente. A menudo, las personas salen de una reunión de feedback y dicen: "Bueno, he entendido lo que debo hacer diferente. Pero ¿qué quiere realmente él/ella, no entendí muy bien..." Sé claro en tu demanda.

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Paso 5 para dar un buen feedback: Reflexionar sobre un plan de acción

Lo importante al final de una reunión de feedback es que todas las partes estén de acuerdo sobre el plan de acción: "Entonces, ahora que estamos de acuerdo en lo que has hecho bien, o en lo que puedes hacer diferente, ¿qué vas a implementar?" Llegad a un acuerdo sobre las acciones a implementar y cómo planeais monitorear el progreso de esa persona después de este feedback.

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¿Cómo difundir una cultura de feedback en tus equipos?

La práctica del feedback debe "vivir" diariamente dentro de la empresa. Cada parte interesada en la organización tiene un papel que desempeñar para hacer del feedback una realidad. Desde los managers hasta los líderes y pasando por los colaboradores, todos tienen que asumir su responsabilidad en brindar retroalimentación de manera regular. Ya sea positiva, de desarrollo o de reencuadre. Y esto no solo de manera vertical "descendente" (del superior al subordinado) sino también vertical "ascendente" (hacia su manager) y horizontal (entre compañeros).

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¿Cuáles son los obstáculos a superar en los equipos para una práctica efectiva de feedback?

Todos los días, en los equipos que acompañamos, vemos que dar feedback es difícil. Es difícil porque requiere valentía y recibirlo requiere estar dispuesto a cuestionarse a uno mismo, especialmente cuando se trata de feedbacks de desarrollo o de reencuadre.

Dar feedback positivo tampoco es fácil para todos. Tomarse el tiempo para reconocer las cualidades de un colaborador o de un manager requiere empatía y desinterés.

Veamos algunos ejemplos de razones, más o menos válidas, que podemos tener para evitar dar feedback:

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Los obstáculos para el feedback positivo:

• "No tengo tiempo"
• "No sirve de nada"
• "Se va a vanagloriar"
• "Nos pagan por hacer nuestro trabajo"
• "Ya no hará esfuerzos"
• "Se desmotivará"...

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Los obstáculos para el feedback de desarrollo/de reencuadre:

• "No quiero parecer una manager mala"
• "No quiero arruinar el ambiente"
• "Después de todo, ha hecho esfuerzos"
• "Tengo miedo de perder el control"
• "Tengo miedo de enfadarme"
• "De todos modos, no escucha"...

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No todas las personas somos iguales frente al feedback. Algunas necesitan mucho feedback positivo, otras necesitan mucho feedback de desarrollo. Y, por lo tanto, nos imaginamos que lo que es importante para nosotros es importante para nuestros colaboradores. Para esos casos, en Talentis, implementamos programas para ayudar a la empresa, al equipo, a la persona, a fluidificar su relación con el feedback. A ser conscientes, al final, de que el feedback es vida, es decir las cosas, estar bien con el hecho de que no todo lo que hacemos está bien. También está bien decir lo que está bien porque refuerza la autoestima. En esos casos, implementamos, ya sea coaching individual o talleres de coaching grupal para que la gente hable sobre el feedback. Y, sobre todo, ponemos a las personas en acción, para que se den feedbacks reales entre ellas.

Estamos convencidos de que esto ocurre cara a cara. Debe haber el coraje de decir, el coraje de recibir y el coraje de pedirlo porque a veces, si no recibimos feedback, ¡es porque nunca lo hemos pedido! Entonces, ¡¿qué esperamos?!