Management : les nouveaux espaces collaboratifs

Dans le cadre de l'accompagnement d'un client cette année, nous avons mis en place des Learning Expedition pour permettre aux managers participants de découvrir entre autres les entreprises et les espaces qui transforment le travail et le management. La dernière Learning Expedition portait sur les nouveaux espaces collaboratifs et les nouvelles façons de travailler dans ces lieux, reflets de la culture des organisations et de principes de collaboration forts. L’occasion de découvrir les valeurs qui régissent la vie de ces espaces et de rencontrer les personnes qui y travaillent.

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Lorsqu’on parle de travail nomade, de télétravail ou de non-attribution des bureaux, il n’est pas rare de voir les boucliers se lever : les freins et les craintes sont encore grands quand il s’agit du statut du manager. Récemment, nous avons rencontré une organisation qui nous a avoué refuser la généralisation du télétravail par peur que les collaborateurs n’en abusent et l’utilisent pour en faire une journée de garde des enfants. Pourtant, chez Talentis, nous sommes convaincus que ces nouvelles façons de travailler ne sont que la partie émergée de l’iceberg, le signe que le travail doit se réinventer pour s’asseoir sur des valeurs telles que la confiance et l’autonomie, l’égalité intrinsèque et l’autorité moderne. Craindre ces changements est naturel : le changement fait peur. Mais, alors que les générations Y et Z représentent 50% des effectifs en entreprise cette année et que le digital transforme les usages, il est urgent et nécessaire de réinventer nos lieux de collaboration.

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Cette Learning Expedition s’est donc construite autour de trois moments

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Premier moment : l'espace collaboratif de Microsoft

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La première visite fut celle de l’espace collaboratif de Microsoft qui existe depuis déjà quatre ans. La structure des bureaux est dite « nomade » : les bureaux ne sont pas attitrés et les espaces sont conçus pour le travail de groupe.

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Le bureau est désormais pensé par sa fonction et non plus par la personne qui l’occupe, les métiers font les bureaux. Une des personnes qui témoignaient nous a résumé cette nouvelle façon de travailler : « mon bureau, c’est mon PC ». Sur les 1500 personnes de l’entreprise, seul le CODIR possède un bureau.

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Si ces espaces favorisent l’autonomie et la liberté (de rencontres, de partage, de fonctionnement), ils demandent une très grande rigueur managériale. Il faut désormais gérer les moments de collaboration. Ainsi, des règles de vie ont été adoptées par tous : une charte de collaboration permet un fonctionnement fluide. Des petites salles appelées « focus room » sont disponibles également pour les rendez-vous ou lorsque les collaborateurs ont besoin de concentration.

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Pour renforcer le lien et le sentiment d’appartenance dans cette grande flexibilité et compenser l’augmentation des espaces virtuels, un espace de convivialité a été conçu à chaque étage.

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Deuxième moment : le SenseSpace

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La seconde visite a permis au groupe de découvrir un espace ouvert très récemment : le SenseSpace, 550m² créés par MakeSense et dédiés à la résolution des défis sociaux et environnementaux d'aujourd'hui. Concrètement, le SenseSpace se compose de bureaux fixes, d’espaces de coworking et événementiels. Le Sensespace accueille :

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- les équipes de MakeSense et leurs bénévoles

- les entreprises sociales accompagnées par l'accélérateur SenseCube

- des startups et des associations

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Une personne est en charge de la coordination et du bon fonctionnement de cet endroit qui brasse idées, jeunesse et parties de ping-pong.

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Il ne faut pourtant pas se tromper : le SenseSpace n’est pas une colocation et c’est avant tout un espace de travail. Aussi les règles de savoir-vivre et de collaboration sont appliquées par tous (faire attention au bruit notamment). Pour favoriser la convivialité et le partage, un « troc my tips » est mis en place et permet à tous d’utiliser les savoir-faire de chacun. Les repas sont bios, cuisinés et pris ensemble le midi dans la grande cuisine.

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Selon Mai-liên, la responsable de l’espace, la détente favorise la créativité, socle important dans la méthode MakeSense. Selon elle, les facteurs clés de la réussite d’un tel espace sont la confiance et la visibilité de ce que l’on fait. Mais aussi d’accepter de faire des compromis. Il n’y a pas de star system, tout le monde est traité à la même enseigne, même les personnes dont la startup fait les unes des journaux. Ils n’ont d’ailleurs pas de femme de ménage et le font eux-mêmes.

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Troisième moment : rencontre avec Alain D'Iribarne

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Pour finir cette journée, Alain D’Iribarne, directeur de recherche au CNRS et président du Comité scientifique de l’Observatoire de la qualité de vie au bureau est venu donner du sens à ces deux visites. Anthropologue de formation, il travaille sur les open-spaces intelligents et les nouvelles façons de travailler. L’occasion de remettre en perspective ces transformations profondes qui ne sont pas que des « tendances ».

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Selon Alain D’Iribarne, les aménagements des espaces de travail peuvent être de vrais outils de management de la conduite du changement, mais doivent nécessairement être accompagnés d’explications des enjeux et de règles de vie.

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L’économie du travail aujourd’hui exige un fonctionnement en mode projet dans lequel les compétences se partagent : le travail de groupe est obligatoire. Il n’est pourtant pas suffisant d’abattre les cloisons. Pour en faire un vrai projet de management et pas seulement une logique immobilière, toutes les parties prenantes doivent être impliquées.

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« La perte d’un bureau individuel est souvent vécue comme une perte symbolique, moins de pouvoir que de statut, à l’heure où on aplatit les organigrammes et où on conteste la légitimité d’un cadre de proximité en lui demandant toujours plus. »

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Des espaces de travail ouverts réussis s’accompagnent d’un travail personnel sur soi, ses rapports à l’autorité et aux autres. Un open-space peut bouleverser les repères, il est donc crucial d’en créer d’autres, un référentiel commun de fonctionnement et de solidarité. Expliciter les objectifs et le sens d’un tel espace est la garantie d’un projet qui rencontre l’adhésion de tous.