Comment déléguer efficacement ?

Apprendre à déléguer avec efficacité est une problématique souvent rencontrée en entreprise, notamment chez les nouveaux managers. C’est la raison pour laquelle, dans cette Minute Coaching Professionnel, nous avons choisi de traiter le thème de la délégation.

(retranscription en dessous de la vidéo)

Déléguer : définition

Déléguer, c'est la rencontre entre deux opportunités. D’une part il s’agit d’une opportunité pour le manager de se positionner au bon niveau de ses responsabilités et de ce qui est attendu de lui dans sa fonction. C'est également l’opportunité de ne plus faire certaines tâches qui ne seraient pas à son niveau de responsabilité.
D’autre part, déléguer permet de faire grandir, de développer les compétences et d’élargir le niveau d'autonomie de ses collaborateurs.

Pour déléguer efficacement : identifier les pièges de la délégation les plus fréquents.

1) Penser que déléguer prend plus de temps que le faire soi-même

2) Ne pas identifier clairement ses zones de responsabilités

3) Manquer de confiance en ses collaborateurs dans leur capacité à faire aussi bien que soi

4) Ne pas prendre suffisamment de temps d’expliquer, de « mentorer », de former…

En effet, déléguer ne consiste pas en simplement se débarrasser d’une tâche, c’est fixer un objectif à son/ses collaborateurs et le/les soutenir dans la réalisation de son objectif.

Déléguer efficacement en 3 étapes

Etape n°1 pour déléguer efficacement : connaître ses propres objectifs

Se dire : quel est le niveau de mon job, quelles sont toutes mes tâches et mes projets qui sont à forte valeur ajoutée que moi seul est susceptible de pouvoir créer, construire. Être bien au clair sur ce qui est attendu de nous et sur quels indicateurs notre performance va être évaluée à la fin de l’année.

Etape n°2 pour déléguer efficacement : déterminer les responsabilités de ses collaborateurs

Quelles sont les tâches allouées aux membres de son équipe et comment s’articulent-elles avec les nôtres ? Lorsque l’on a du mal à déléguer on se contente de donner à faire à ses collaborateurs les tâches que l’on aurait à faire soi-même. Déléguer ce n’est pas cela. Déléguer avec efficacité signifie se répartir les tâches entre soi et son équipe. Qu’est-ce que je fais moi-même, que font mes collaborateurs et que faisons-nous ensemble ?

Etape n°3 pour déléguer avec efficacement : fixer les règles d’autonomie avec son équipe

Définir un cadre d’objectifs, des points de suivi jusqu’au moment où la personne, ayant pris toute la dimension de sa fonction, n’a plus besoin d’un tel cadre.

Adapter sa technique de délégation au niveau d’autonomie de ses collaborateurs

Notre technique de délégation n'est pas la même selon les niveaux d'autonomie de nos collaborateurs.

Il peut y avoir des personnes qui sont encore très « junior » dans leur fonction, qui ne savent pas encore tout faire en autonomie, ils découvrent. Il va donc falloir procéder petit à petit, étape par étape, avec un niveau de suivi très rapproché.
D’autres personnes ont déjà plus d'autonomie et plus de confort dans leur fonction. Avec elles il va être possible de déléguer un plus gros morceau de tâches, voire une partie de projet. Fixer des niveaux de soutien moins réguliers, plus espacés, en donnant la possibilité à la personne de définir elle-même la façon dont elle va s'y prendre. Et puis enfin, il y a le niveau de délégation pour des gens très compétents et très autonomes. On définit un gros projet, la personne a un cadre de décision et des objectifs à atteindre. Le manager donne du feedback sur ce qui est bien, ce qui peut être développé et ce qui peut être amélioré mais n’est plus en suivi permanent.

Déléguer c’est donc faire preuve de beaucoup de discipline et de conscience de soi.

C'est se dire : « Qu'est-ce que je suis en train de faire, qui ne devrait plus être fait par moi et comment je peux m'assurer que c'est enfin appris, compris par mes équipes. »

Cela demande également une bonne organisation pour permettre un suivi régulier et de qualité !

La délégation, c'est un élément qui est parmi les plus compliqués, surtout pour les jeunes managers ou les jeunes dirigeants qui ont tellement envie de prouver qu'ils savent faire et qui savent bien faire qu'ils ont tendance à avoir du mal à déléguer certains projets, certaines tâches. C'est aussi un défaut majeur de certains managers qui veulent tout contrôler, tout vérifier et qui confondent délégation et micro management.

Or, il n’est pas incompatible d’être exigeant et de vouloir en même temps contrôler la qualité tout en déléguant la responsabilité à ses collaborateurs !

Apprendre à déléguer est un excellent moyen de grandir dans sa fonction. En déléguant progressivement, l’on peut toujours aller plus loin vers des choses plus complexes, plus difficiles et continuer d’apprendre en permanence.

A très bientôt pour une nouvelle Minute Coaching Professionnel.

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